Å vegre seg for å gjøre noe, betyr ofte at du rett og slett ikke er klar for å sette igang. Du trenger kanskje mer tid på å la de ubevisste forberedelsene kverne rundt i hodet en stund til – eller du har ikke lyst. Hvis det dreier seg om en oppgave som det ikke er viktig å få gjort her og nå, er det selvfølgelig ingenting i veien for å utsette den litt. Finne heller noe annet å gjøre, som du har lyst til å ta fatt på.

Utsettelser er også løsningen gjennom dagen når det dukker opp ting du ikke kunne planlegge for, som ikke står på todo-listen din, men som kanskje er både viktig og haster på en gang. Da går utsettelser og prioriteringer hånd i hånd, og du har ikke så mye annet valg enn å dytte noe av det du allerede hadde planlagt å få gjort i dag over til i morgen, slik at du kan ta tak i nykommeren på todo-listen i stedet. Det kan være et møte du må delta på, en vare som må leveres i løpet av noen timer eller en av ungene som har blitt syke og må hentes på skolen.

Tomorrow er verkøyet for sånne situasjoner. Det består av to kalenderoppslag, ett for i dag og ett for i morgen. Med et enkelt tastetrykk flytter du oppgaver fra i dag til i morgen. Om i morgen blir i dag i morgen har jeg faktisk ikke rukket å teste.

Da jeg begynte på Hebekk barneskole en gang på 70-tallet, sto pultene alltid pent på rekke i klasserommet. Et par ganger i året ble de plassert i små grupper – eller enda mer nyskapende – i en hestesko der det i teorien ikke skulle være noen leder.

I dag er det omvendt. Sønnen min, som går i 5. klasse, sitter i gruppe nesten hele tiden. Sidemannen eller -jenta befinner seg et par centimeter til høyre eller venstre, det er alltid noen å få blikkontakt med og aldri mangel på medelever som kan hjelpe deg – eller som du skal jobbe sammen med.

I følge Susan Cain, Wall Street-juristen og forhandleren som sa opp jobben for å skrive en bok om “The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking”, er ingen av disse arbeidsformene den eneste løsningen. Men det hun har observert, og skriver om, er hvordan evnen til teamwork og kreativt gruppearbeid har blitt en forutsetning for å bli oppfattet som vellykket i arbeidslivet. Og kontorer over hele verden re-designes for å legge til rette for samarbeid, dialog, uformell prat, idéutveksling mellom de små skrivebordene som stadig omgrupperes i nye kreative! formasjoner.

Hvor blir det av de introverte i dette kontorlandskapet?

I foredraget hun ga på TED for noen uker siden tar hun ikke til orde for å avskaffe gruppearbeid, men å legge til rette for flere arbeidsformer enn vi gjør i dag. Før var det ingen som satt spørsmålstegn ved at en stor tenker som Darwin trengte tid for seg selv når han skulle sette sammen lenge resonnementer eller utforme en teori. Eller hvor vidt nerden Steve Wozniak var i stand til å skru sammen den første Mac’en, uten idedrodlinger, SMIDIGE metoder eller kolleger på alle kanter i den lille garasjen der han jobbet sammen med Steve Jobs.

Spør du en lærer, vil han eller hun mest sannsynlig sette utadvendthet høyt på listen over positive egenskaper hos elevene sine. Og en headhunter vil fortelle deg at ekstraverte oftere  blir ledere enn de som er stille og rolige. Og det på tross av at forskning viser at introverte elever får bedre karakterer enn de ekstraverte. Og andre undersøkelser viser at introverte ledere tar mindre risiko enn sine ekstraverte motparter, samtidig som de er flinke til å la ansatte lenger ned i organisasjonen slippe til med sine ideer. De har rett og slett mindre behov for å være synlige.

Ikke dermed sagt at de ikke bidrar. Tvert i mot, sier Susan Cain, all historie viser at det vi trenger er en balanse der det legges til rette for begge personlighetstyper og der vi er i stand til å utnytte kraften i to forskjellige måter å jobbe og å være på.

Uansett, her er løsningen:

1. Bruk WorkFlowy og lag en liste over det du MÅ gjøre i dag (ikke det du bør eller har lyst til å få gjort, bare MÅ)
2. I et underpunkt lager du en liste over alt det hadde vært fint og fått gjort idag for å få god samvittighet.
3. Installer Selfcontrol eller MacFreedom. Jeg ville brukt den siste, selv om det koster $ 10 (90 dagers returrett) – det er absolutt det beste
4. Installer FocusBooster (det er en Pomodore-løsning, hvis du kjenner teknikken).
5. Get to work: Kutt Internett med MacFreedom i 40 minutter. Still inn FocusBooster på 40-minutters intervaller med 5 minutter pause imellom. Ta en litt lengre pause etter to eller tre runder med 40 minutter (maks 15 minutter).
6. Hver gang du starter en 40-minutters arbeidsrunde, kutter du nettet i like lang tid.
7. Når du har nådd bunnen av MÅ-listen kan du vurdere om du vil starte på Nice to do-listen. Da tar du en og en ting, og når du ikke orker mer, kan du ta kvelden med god samvittighet. Bruk FocusBooster og MacFreedom hele tiden de første dagene – etter hvert vil du se at du ikke trenger dem så mye.

Når du har tid og vil gjøre dette enda grundigere, kan du kikke på TimeRescue. Der finner du en løsning som er overkill for noen, men veldig motiverende for andre.

I David Allens” Getting Things Done” er disse filene en essensiell komponent i systemet, der målet er å tømme hodet for ting du skal huske å gjøre, lese eller ta frem ved en senere anledning. Så hvorfor ikke gjøre det med stil.

Moleskine er mest kjent for de klassike, sorte notatbøkene som har vært populære i kreative kretser siden langt tilbake i forrige århundre. Men i motsetning til endel andre aktører innen kontorrekvisita-bransjen, som har lent seg tilbake og rolig sett på hvordan ny teknologi og stadig flere apper spiser opp markedet deres (for eksempel Filofax), har Moleskine tatt grep. Det er nok en stund til folk ikke skrive på papir lenger, men for å komme pad-entusiastene i møte, har de allerede laget en digital Moleskine-notatbok.

Parallelt utvider de tilbudet i det fysiske markedet, med penner, permer, briller (!) – og disse enkle filsettene som burde være et funn for GTD’erne blant oss. I produktutvalget finnes det også et par andre varianter som burde være gode alternativer for en tidsinnstilt designelsker. Det er enkelt å bestille dem fra nettbutikken og varene kommer på døren med FedEx etter en ukes tid.

Her er Moleskine.

Hvis tre eller flere av disse tilstandene gjelder for deg, er du så stresset at det kan gå utover helsen din.

• Stiv nakke
• Vonde skuldre
• Hodepine mer enn en gang i uken
• Vondt i magen
• Spenninger i brystet
• Sliter med å konsentrere deg
• Sliter med å sovne
• Våkner tidlig
• Dårlig humør
• Hukommelsen svikter av og til
• Irritabel/kort lunte
• Dårlig matlyst

• Nok søvn er et godt utganspunkt for å håndtere arbeidspress, kaotiske ettermiddager, flytting eller ferieforberedelser.
• Forsøk viser at ensomme aper stresser mest. Det samme gjelder for mennesker. Familie og venner er en demning mot stress – og ofte er alt som skal til at vi snakker med noen eller ber om hjelp.
• Husk Egon Olsens kloke ord: ”Jeg har en plan!” Lag deg alltid en plan. Skap deg forutsigbarhet
• Velg dine konflikter med omhu. Å være uvenner med noen er en stor kilde til ubehagelig stress. Det er ikke alle det er verdt å være i konflikt med.
• Lær deg å puste riktig. Å stoppe opp, trekke pusten et par ganger og så gå videre, er et fasinerende enkelt tiltak mot stress. Prøv.
• Finn et system som hjelper deg å samle informasjon, oppgaver og ting du skal huske. Noen klarer seg fint med en kalender og gule lapper, andre lager avanserte løsninger med Google som synkroniserer kalendere og kontakter mot mobiltelefoner og pad’er. Det viktigste er at det funker for deg.

Schwartz har problemer med jeans, men slips er minst like ille.

Da Schwartz gikk inn i en butikk for noen år siden og ba ekspeditøren om å hjelpe ham å finnet nye jeans, fikk han så mange valg (vasket, krympet, steinvasket, syrevasket, med og uten hull, lommer, knapper, høy eller lav linning og så videre!) at han til slutt ba pent om å få kjøpe den modellen man hadde fra før, når det knapt var noen modeller å velge i.

Opplevelsen gjorde inntrykk på Barry Schwartz. Hvordan kunne det ha seg at jo flere valg han hadde, jo mindre fornøyd var han da han gjorde et. Resultatet er boken “The Paradox of Choice: Why More Is Less”.

Der forklarer Schwartz det han kaller det vestlige “Efficiency Dogma”; Maksimal velferd for oss er total frihet, vanligvis konkretisert som valgfrihet. At denne antagelsen er bygget inn i mange av de situasjonene og valgene vi foretar daglig, er lett å se; Schwartz kan velge mellom 278 dressinger i butikken, hos HiFi-forhandleren utgjør utvalget av enkeltkomponenter 6,5 millioner mulige stereosystemer, hos legen får du valget mellom behandling A og B og i livet generelt forventes du å gjøre en hel rekke valg for å danne eller kommunisere det som skal være din identitet.

Dette er selvfølgelig bra – vi vil ikke ha det som i Nord-Korea, der de bare har én jeans-modell å velge mellom og ikke noe lys om natten. Men denne valgsituasjonen har ikke bare positive konsekvenser for oss heller. Han trekker frem tre negative effekter:

1. Folk blir paralysert. De sitter som et dådyr i lyset fra en møtende bil, med alle muligheter i verden til å velge en vei ut av situasjonen, men gjør ingenting. Schwartz trekker frem et eksempel fra en amerikansk bedrift der de ansatte selv kunne velge blant et knippe fond der de kunne spare til pensjonen sin. For hvert fond som ble lagt til listen, falt antallet av de som aktivt valgte selv med 10 prosent.

2. Mulighetene koster. Jo flere valgmuligheter vi har, jo mindre fornøyd er vi med de valgene vi gjør. Uansett hvilket par jeans vi velger, er muligheten til stede for at vi ikke har valgt det beste.

3. Det er vår feil. Hvis noe går galt, har vi ingen å skylde på. Kombinert med at forventningene til hvor bra alt mulig skal være, går gjennom taket, er skuffelsen når noe ikke innfrir, tilsvarende stor. Og hvem andre kan vi skylde på, enn oss selv.

Litt spøkefullt sier Barry Schwartz at alt var bedre før, da alt var verre. Og løsningen på situasjonen? Senk forventningene.

Se Barry Schwartz på TED her.

I en studie fra 2009 dokumenterte Clifford Nass ved Communications Between Humans and Interactive Media Lab ved Stanford effektene av omfattende CPA. De så blant annet at de såkalte “multitaskerne” lettere ble distrahert av irrelevante stimuli og de hadde store problemer med å hoppe mellom oppgavene fordi de ikke klarte å stenge impulser ute.

Nass forteller også at folk som prøver å gjøre mange ting på en gang husker dårligere og har vanskeligere for å lære. Sannsynligvis skyldes det problemer med overføringen av minner fra kortids- til langtidshukommelsen.

Og til slutt, og kanskje mest alvorlig: Multitaskerne er mindre smarte. De ser ikke løsninger som burde ha vært innlysende, de er mindre kreative og – helt omvendt av hva de selv tror – mindre produktive.

Løsningen er i mange tilfeller å avklare rutiner og forventninger internt i organisasjonen. Det handler om å finne gode måter å jobbe på og å vite hva andre forventer av deg, for eksempel når de sender deg en epost eller en tekstmelding.

En av de norske organisasjonene som har jobbet med dette er Statnett, der alle har 24 timer på seg til å svare på en epost.  – Jeg får et mer bevisst forhold til å få ting gjort, jeg stresser mindre med for eksempel epost og opplever litt mer kontroll – som igjen er stressdempende, sier konserndirektør for IKT, Per Olav Østli til Microsoft Magasinet tidligere i år. – I kommunikasjon med mine medarbeidere er jeg også mer bevisst hvilke kanaler jeg velger, og hvordan jeg bruker dem. Det er en langsom prosess, men den er bevisstgjørende, og vi ser at den fører til positive resultater for den enkelte ansatte og for Statnett.

Og for å ikke distrahere deg unødvendig når du leser teksten, kommer de relevante artiklene som hører til dette tema her:

Multitasking: More is Less (Wall Street Journal)

As Doctors Use More Devices, Potential for Destractions Grows (New York Times)

How to Accomplish More by Doing Less (Harvard Business Review)

Standardresponsen på “Det som passer for deg” er nesten alltid “Men hva passer best for deg?”. Og her er svaret:

Det primære styringsverktøyet mitt er Outlook. Alt som enten hører hjemme i en kalender eller som er et todo-punkt som jeg må gjøre noe med, skal inn her. Og mye dumper inn automatisk, via eposten. Det jeg kommer på underveis sendes fra pad eller mobiltelefon rett inn i en todo-mappe i strukturen. (Vi lager en egen post om hvordan du kan lage et filter for å sortere og å styre eposter inn i bestemte mapper.)

Disse epostene kan jeg enten flagge med en dato slik at de dukker opp i Oppgave-listen eller dra ned på Oppgave-symbolet, slippe dem og få dem opp som en konkret oppgave som også blir liggende i listen.

Hvis noe har en deadline, legger jeg det inn i kalenderen.

På denne måten (litt forenklet forklart her) har jeg kontroll på alt som er “actionable”.

To ekstra programmer får dette til å fungere. Først og fremst Evernote (alternativt OneNote, som nå også finnes både på iPad og iPhone) der jeg gjør alle notatene mine, samler dokumenter som jeg skanner inn og klipper inn lenker med “webclipper” hvis det er stoff som jeg skal bruke i pågående prosjekter.

Det siste verktøyet er Instapaper, en bokmerkesamler som er spesielt god på innhold. Når jeg finner en artikkel på web eller i RSS-leseren og når jeg surfer på iPad og finner noe som jeg vet jeg vil lese og kanskje også ta vare på, klikker jeg “Read later” og vet at den blir liggende lokalt på PC’en eller på iPad’en.

På den måten har jeg alltid noe å lese på, enten jeg drar frem iPhonen i kø på posten eller iPad’en under en flytur eller på sengen om kvelden. Det som har verdi kan jeg lett putte i mapper, resten slettes fortløpende.

That’s it!

Og det er dumt, i følge den amerikanske forskeren Robert Epstein, for resultatene fra en undersøkelse han nettopp presentert på Western Psychological Association i Los Angeles, viser at trening gjør mester. (Epstein skriver om undersøkelsen i siste nummer av Scientific American, koster knappe $ 6 på nett.)

Undersøkelsen Epstein presenterte bygger på svar fra 3 304 personer i alderen 10 til 89 år som gjennomførte en test han hadde lagt ut på www.mystressmanagementskills.com. Målet med undersøkelsen var å kartlegge hvilke metoder som fungerte best i møte med stress, og Epstein regnet på forhånd med at avslapningsteknikker, som pusting, yoga og meditasjon ville score høyest.

Resultatet viste imidlertid at metodene som ga best resultater handlet om preventive tiltak og om å mestre årsaken til stress.

De som planla dagen og uken sin, forholdt seg aktivt til de faktorene som forårsaket stress, var flinke til å be om hjelp eller delegere, ordnet skrivebordet og satt ting i permer, opplevde enten mindre stress eller stresset mindre når de ble presset enn de som brukte pusteteknikker eller meditasjon. (Ikke direkte overraskende vil endel hevde, men nå er det i hvert fall bevist.)

Men så fant Epstein mer interessant informasjon i materialet sitt:

• De som har lært seg måter å unngå eller håndtere stress på, stresser mindre – med andre ord: “Trening gjør mester.”
• Jo mer du trener, jo bedre blir du.
• 25 prosent av lykken vi opplever, er knyttet til vår evne til å håndtere stress.
• Bare 17 prosent av de som svarte på spørreskjemaet sa de hadde lært å håndtere stress. Sannsynligvis er tallet lavere blant folk flest.

I 1960 gjennomførte psykologen Walter Mischel et forsøk på en gruppe 4-åringer. Målet var å kartlegge selvkontroll i så små barn, og testen var ikke av de enkleste. I 15 minutter skulle barnet leke i et rom der forskerne hadde lagt frem et par marshmallows. Før de voksne gikk ut fikk barnet vite at den som klarte å vente med å spise snopet til de voksne kom tilbake, ville få dobbelt så mye.

Mange år senere, da barna var blitt voksne, førte tilfeldigheter til at gruppen ble fulgt opp på nytt. Og resultatene fra et knippe intervjuer med 4-åringene i sin voksne tilværelse, var spennende. Av alle barna var det de som hadde klart å vente med å spise til de voksne kom tilbake, som hadde klart seg best senere i livet. Disse barna hadde

• bedre relasjoner til andre menneske
•  høyere selvtillit
• mestret stress bedre
• fikk høyere karakterer
• og tjente mer penger

Stikkordet er selvkontroll. Denne egenskapen hadde sin glanstid i Victoriatiden på 1800-tallet og blomstret frem til rundt 1920. Oppover 1900-tallet var det færre og færre som var opptatt av å stagge sine impulser og utsette forskjellige former for belønning, frem til konseptet nærmest avgikk ved døden på 60-tallet da det ble et poeng for mange å følge sine impulser for å se hvor det første dem.

I 1998 startet to nye psykologer, Roy F. Baumeister (bildet) og John Tierny, et nytt forskningsprosjekt der de ønsket å finne ut mer om det som tidligere hadde vært en dyd, men som de mente å kunne spore biologisk – og trene opp til en nyttig egenskap. I et forsøk med collegestudenter fikk de deltagerne til å kontrollere spisingen sin, bruke datamus med feilhånd og snakke i hele setninger uten å banne. Og etter bare noen uker med disse selvkontrolløvelsene begynte studentene å

• fokusere bedre i arbeidet sitt
• de drakk og røkte mindre
• droppet snop
• studerte mer
• og vasket opp oftere

I den ferske boken “WILLPOWER. Redescovering the Greatest Human Strength” påstår Baumeister og Tierny at ved siden av intelligens, så er viljestyrke den viktigste egenskapen for å forutsi om en person kommer til å lykkes i livet eller ikke. Den gode nyheten for alle som strever er at viljestyre ikke er en abstrakt egenskap som du er født med eller mangler, men kan lokaliseres til en rekke konkrete kretser i hjernen som lever av glukose og som er mottagelig for opplæring.

Boken er full av gode råd og eksempler og kan både leses som underholdning fra perm til perm eller brukes som en treningshåndbok med råd og forslag til øvelser.